Informations administratives pour mission

Tous les conseils et ressources du pôle pour bien préparer vos missions

DEFINITION D’UNE MISSION

Déplacement dans le cadre de son activité professionnelle, hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale. Tout agent qui part en mission DOIT OBLIGATOIREMENT avoir un ordre de mission avant le départ. Un ordre de mission est une autorisation d’absence de l’employeur et c’est aussi une garantit de couverture en cas d’accident. Il est nécessaire pour le remboursement de vos frais engagés lors de cette mission. Partir sans ordre de mission est considéré comme une faute professionnelle. Se rapprocher de sa gestionnaire pour confirmer la source de financement avant d’établir un ordre de mission.

Les missions de terrain que vous serez amené.e à faire dans le cadre de votre recherche doivent être réalisées dans des conditions permettant d’assurer votre sécurité (équipements, météorologie … ces éléments sont rassemblés dans le règlement intérieur). Rapprochez-vous des pôles de compétences et des référents et assistants prévention pour obtenir des informations et des formations spécifiques.

Si vous êtes curieux, vous pouvez consulter l’instruction relative au règlement des frais de déplacement en France, outre-mer, à l’étranger à la charge du CNRS ; https://intranet.cnrs.fr/Cnrs_prati...

Plusieurs types d’ordre de mission existent :

  1. Ordre de mission avec frais : il est fait en fonction du support de financement (CNRS ou USMB).
  2. Ordre de mission sans frais : Il sera établi par votre organisme d’appartenance (CNRS ou USMB)

Remarque importante : Si vous utilisez votre véhicule personnel, assurez-vous qu’en début d’année civile vous avez transmis la demande d’autorisation d’utiliser votre véhicule personnel (DAUVP), accompagné de la carte grise et de l’attestation d’assurance de votre véhicule.
https://edytem.osug.fr/sites/edytem...

Les différents types d’ordre de mission
Avec fraisSans fraisCollectifPermanent
Déplacement d’un agent dans le cadre de son activité professionnelle. Les frais engagés par l’agent sont pris en charge tout ou partie, selon la réglementation en vigueur. Aucun frais n’est engagé par l’agent. Les frais de mission sont pris en totalité par un autre organisme que celle à laquelle l’agent est rattaché. Déplacement de plusieurs agents de la même unité, dans un même lieu, pour un même motif, avec les mêmes moyens de transport. Aucun frais engagés par les agents. Déplacement concernant le même motif et/ou s’ils sont fréquents, et/ou dans un même lieu. L’OM permanent peut-être avec ou sans frais, établi à titre exceptionnel et uniquement pour la France. Sa durée de validité est d’une année civile maximum.
Comment établir un ordre de mission en France
Ordre de mission sur Crédit CNRSOrdre de mission sur Crédit USMB
Déploiement très prochainement de l’application ETAMINE Mission : https://e-missions.cnrs.fr

En attente du déploiement de l’application Etamine : Remplir le formulaire de demande d’ordre de mission disponible à ce lien et le transmettre à sa gestionnaire		 Se connecter sur KAMELEON : https://kameleon.univ-smb.fr
Onglet Nouvelle mission, et renseigner toutes les rubriques.
• Toute demande d’ordre de mission Kameleon est ensuite soumise à validation
1. par le Pôle Gestion Administration EDYTEM
2. puis par le Directeur d’UFR
• et est transmise au CSP (Centre de Services Partagés – Recherche), pour saisie de l’ordre de mission dans SIFAC.
Comment établir un ordre de mission à l’étranger
Ordre de mission sur crédit CNRSOrdre de mission sur crédit USMB
En attente du déploiement de ETAMINE Mission

Au préalable :
• Vérification si le pays est considéré à risques.
• Si le pays est à risques
• 1. Compléter et transmettre à ma gestionnaire : Demande d’autorisation de mission auprès de la direction de Sûreté
(3 semaines avant le départ)
• Ne pas oublier d’indiquer son numéro de téléphone portable utilisable sur le lieu de la mission
• Ma gestionnaire envoie le formulaire au FSD avec l’ordre de mission (non signé) à l’adresse suivante : FSD.missions cnFrs.fr. Dans l’objet du mail : indiquer le pays de destination,
la date de départ et le nom du missionnaire. Attendre la réponse avant de réserver son titre de transport.
• Déclaration de mon déplacement sur le site ARIANE : Suivi des Agents en Mission à l’étranger
• Consultation des formalités obligatoires liées aux missions à l’étranger
• Prendre connaissance des conseils aux voyageurs donnés par le Ministère des Affaires Etrangères
• Besoin d’un visa
• Besoin d’une attestation d’assurance rapatriement et hospitalisation		 • Compléter et signer une Demande d’Autorisation d’Absence à l’Etranger (DAAE) sauf pour la Suisse et l’Italie, minimum 15 jours avant la date de départ.
(ci-dessous, formulaire DAAE à télécharger : https://edytem.osug.fr/IMG/pdf/formulaire-daae_v2021-pdf-1.pdf)
• Déclarer votre déplacement sur le site Ariane*, mis en place par le Ministère des Affaires étrangères et du Développement international, sur lequel vous devez créer un compte.
* accessible depuis l’intranet USMB, rubrique
Déclarer son départ à l’étranger
• Se connecter sur KAMELEON
Onglet Nouvelle mission
• Renseigner toutes les rubriques
• Joindre la DAAE complétée
• ainsi que le Récépissé* d’enregistrement sur Ariane (= mail reçu du site Ariane)
* requis pour tous les pays, sauf ceux de l’Espace Shengen, le Royaume-Uni et l’Irlande)
• Puis la demande de mission suit le même processus de validation que ci-dessus.
Formulaire-DAAE_V2021-PDF
Besoin d’un titre de transport et ou d’hébergement - Recours au marché de voyage national
Crédit CNRSCrédit Usmb
En attente du déploiement de ETAMINE Mission

• J’accède à l’outil de réservation en ligne via le Portail : https://travel.rydoo.com avec mon identifiant JANUS (Réservation on-Line : SIMBAD). Attention au choix du valideur (Christine Carré, Cindy Bertin, Carole Didierjean). Canal a privilégier pour les voyages simples. Depuis le 1er mars 2022, vous pouvez faire des demandes d’hébergement individuelles pour l’étranger via la plateforme.		 Lien de connexion à la nouvelle plateforme voyagiste NEO (AMPLITUDES) https://w.mykds.com/MA009/23.1.7897.0/resafast/pages/Logon.aspx Attention : Renseigner comme valideur : Recherche-CSP Bourget Vous pouvez consulter le mémo d’utilisation à ce lien
Voyage complexe - Demandes spécifiques, groupes : réservations multi-passagers ou multi-étapes
CNRSUSMB
Faire une demande de réservation off-line auprès d’un conseil voyages en utilisant obligatoirement le lien "demande de devis" : https://simbaddevis.cnrs.fr/#accueil Je contacte le voyagiste à ces coordonnées :+ 33 (0) 5 81 91 90 29 menjs-ep amplitudes.com
Accompagnement sur l’outil de réservation en ligne
CNRSUSMB
Support on-line FCM :
online.cnrs fr.fcm.travel / 01 56 56 18 15 de 9h30 à 18h30 (taper 1). Interprétation d’un message d’erreur sur l’outil de réservation en ligne (en phase de recherche, de réservation ou de validation).
Conseils préalables ou modification titre de transport
CNRSUSMB
Equipe off-line dédiée CNRS auprès de FCM Travel : 8h-20h / cnrs.voyages fr.fcm.travel / 01 56 56 18 15 (taper 2)
Adresse postale : 124-126 rue de Provence 75008 Paris
Assistance 24h/24 au même numéro pour le transport (conseils) après 20h, avant 8h, le week-end et les jours fériés.

NE PAS OUBLIER POUR UNE DEMANDE USMB :
En parallèle, je saisis une demande de Commande via l’application KAMELEON – Onglet Nouvelle commande, afin que ma demande soit validée par le service Gestion, pour l’émission de mes titres de transport et/ou d’hébergement.
Veuillez noter que toute demande d’ordre de mission est soumise à VALIDATION par le Pôle Gestion Administration EDYTEM tout d’abord, puis par le Directeur d’UFR, avant saisie de votre Ordre de mission par le CSP (Centre de Services Partagés – Recherche).
De même, toute demande de commande doit être validée par le Pôle Gestion Administration EDYTEM, avant saisie du bon de commande par le CSP.
Pour toute demande de titre de transport et/ou d’hébergement (USMB ou CNRS), éviter d’effectuer ces démarches une veille de week-end, car les délais de certaines compagnies aériennes pour confirmer les réservations sont souvent très courts. Vos demandes de réservation ne pouvant donc être validées par le service gestion dans le délai imparti, elles seront automatiquement annulées dans l’outil de réservation.

Au retour de la mission

Vous êtes de retour de mission, n’oubliez pas de faire les démarches nécessaires pour régulariser votre déplacement auprès de votre gestionnaire.
NB : L’établissement d’un ordre de mission consomme des crédits aussi bien du côté CNRS que du côté Université,

CNRS
• Compléter l’état liquidatif disponible à ce lien
• Le transmettre a votre gestionnaire
• Ne pas oublier les pièces justificatives

USMB
• Transmettre à votre gestionnaire le pré-décompte des frais accessible via KAMELEON et à ce lien accompagné de vos pièces justificatives
• Dans le cas d’une mission avec votre véhicule personnel : indiquer le nombre de km parcourus (avec les étapes pour un déplacement complexe)

Pour toutes informations complémentaires, n’hésitez pas à contacter PGASe :
• Barème des indemnités kilométriques en fonction de votre puissance fiscale et du nombre de km parcourus
• Taux journalier du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement pour la France
• Montant forfaitaire des frais de repas pour la France
• Pour l’étranger, barème journalier en fonction du pays.